Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Widget Atas Posting

Membuat Sertifikat dan Mengirimnya Secara Otomatis Melalui Email dengan Google Form dan Form Publisher

Akhir-akhir ini penyelenggaraan seminar berbasis web atau yang sering disebut dengan Webinar sangat sering kita jumpai. Hal ini merupakan akibat dari diberlakukannya pembatasan sosial dan kebijakan lainnya untuk mencegah penularan virus Corona atau covid-19. Sehingga kegiatan seminar yang dahulunya dilakukan secara offline, sekarang harus dilakukan secara daring. Dalam kegiatan webinar biasanya terdapat sertifikat bagi peserta yang mengikutinya, dimana sertifikat ini akan secara otomatis terikirim ke Email peserta dalam bentuk PDF sesaat setelah peserta mengisi form Daftar Hadir. Lalu bagaimana membuatnya, mari kita simak tutorial Membuat Sertifikat dan Mengirimnya Secara Otomatis Melalui Email dengan Google Form ini.

Hal yang perlu dipersiapkan untuk Membuat Sertifikat dan Mengirimnya Secara Otomatis Melalui Email dengan Google Form adalah Template Sertifikat dan Formulir.

Mempersipkan Template Sertifikat

Untuk template sertifikat, kita bisa mendesainnya dengan Google Slide atau Google Doc. Selain itu kita juga dapat mendesain template sertifikat menggunakan Microsoft PowerPoint terlebih dahulu kemudian kita unggah ke google drive dan kita konversi menjadi Google Slide. Dalam contoh ini template sertifikatnya didesain menggunakan Google Slide dengan penampakan sebagai berikut.


Sebagai catatan bahwa untuk isian Nomor, Nama, dan Institusi pada Sertifikat di atas akan dilakukan secara otomatis berdasarkan data yang masukkan pada Google Form. Dengan demikian untuk sertifikat ini isian yang akan berubah-ubah adalah Nomor, Nama, dan Institusi. Untuk isian data-data tersebut, harus dituliskan dengan diapit dengan tanda kurung lancip ganda, misalnya <<Nama>>. Khusus untuk nomor, ditulis dengan kode <<Increment>>, karena nomor urut sertifikat akan diberikan secara otomatis.

Mempersipkan Formulir

Untuk membuat Formulir, dalam folder google drive Sertifikat Webinar klik Baru kemudian Lainnya dan klik Google Formulir.

Selanjutnya isi judul formulir misal Daftar Hadir Seminar Desain Grafis. Kemudian pada Pertanyaan isikan sesuai yang kita butuhkan dalam sertifikat.

Nama : Opsi Jawaban Singkat - Wajib Diisi
Institusi : Opsi Jawaban SingkatWajib Diisi

Karena sertifikat ini nantinya akan secara otomatis terkirim melalui Email sesaat setelah pengisian formulir, maka perlu diatur agar formulirnya mengumpulkan alamat Email. Caranya adalah dengan klik Setelan (gambar Gerigi di bagian atas), Beri tanda cek pada pilihan Kumpulkan Alamat Email. Selanjutnya klik Simpan.

Selanjutnya pilih tab menu Presentasi, hilangkan tanda cek pada Tampilkan link untuk menyerahkan tanggapan lain. Hal ini bertujuan untuk membatasi hanya sekali pengisian daftar hadir melalui Google Formulir ini. Kemudian berikan pesan konfirmasi sesuai kebutuhan. Jika telah yakin klik Simpan.

Instalasi Form Publisher

Form Publisher adalah salah satu pengaya atau Add on untuk Google form yang dapat membantu mengotomatiskan pembuatan dokumen dan alur kerja persetujuan dokumen dari Formulir Google. Berikut ini langkah-langkah Instalasi dari Form Publisher.

Klik tombol Lainnya (tanda titik tiga vertikal) di sudut kanan atas, kemudian klik Add-on.

Dari pilihan Add-on yang muncul, Klik Form Publisher.

Selanjutnya klik Install

Klik Lanjutkan

Pilih Akun Gmail, sebaiknya jangan multi login terlebih dahulu.

Klik Izinkan

Tunggu Proses instalasi hingga muncul tampilan di bawah ini dan klik Selesai.

Konfigurasi Form Publisher

Langkah selanjutnya setelah Form Publisher terinstal adalah konfigurasi Form Publisher. Berikut ini adalah uraiannya.

Pilih Template sertifikat yang telah diperisiapkan sebelumnya, karena sudah disiapkan maka tinggal Select template.

Karena template yang dipersiapkan adalah berbentuk Google Slide, maka pilih Tab Presentasi, kemudian pilih file Template Sertifikatnya, selanjutnya klik Pilih

Proses di atas menghasilkan tampilan sebagai berikut.

Dari gambar di atas terluhat bahwa terdapat 1 Statdard Marker, yaitu Incremen, yang akan digunakan untuk membuat nomor urut sertifikat, dan 2 Matching marker, yaitu Nama dan Institusi. Dari tampilan tersebut, klik tombol Next

Pada bagian Generated files title:, boleh ditambahkan untuk penamaan file sertifikatnya, dalam contoh ini diubah menjadi Sertifikat <<Increment>> <<Nama>>. Selanjutnya beri tanda cek pada bagian Keep PDF copy in Drive, agar seluruh file PDF sertifikat yang telah dikirm tersimpan juga di Goole Drive Kita.

Selanjutnya klik Next untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Tambahkan pengaturan pada Personalize email notification seperti gambar di bawah ini. Klik Save and Close.


Klik Next pada Form Publisher, dan akan muncul notifikasi Your form is ready, yang menandakan pengaturan form telah selesai.

Untuk uji coba kita dapat klik Try Form,

Selanjutnya lengkapi formulirnya, seperti contoh di bawah ini.

Setelah klik Kirim, silakan cek email masuk untuk memastikan sertifikatnya sudah masuk atau belum.

Selanjutnya tinggal kita bagikan saja link google formulirnya kepada peserta seminar.

Dari gambar di atas dapat diketahui bahwa URL Google Formnya dalah https://forms.gle/oPN4aMbCdyVTqDfRA.

15 komentar untuk "Membuat Sertifikat dan Mengirimnya Secara Otomatis Melalui Email dengan Google Form dan Form Publisher"

Hari Aspriyono 18 Juni 2020 03.32 Hapus Komentar
Sangat menginspirasi gan.... Auto bikin sertifikat sendiri....
Webagus 18 Juni 2020 05.01 Hapus Komentar
Tengkiyu gans...
dekyru 13 Juli 2020 20.43 Hapus Komentar
kapasitas berapa kontak yang bisa dikirim via email ini gan...

nuhun
Webagus 15 Juli 2020 05.55 Hapus Komentar
Untuk yang versi gratis dibatasi 20 kali dalam sebulan...
Sabbudi Amka 20 Agustus 2020 02.55 Hapus Komentar
Maaf, maksudnya kalau kita mau kirim dalam 1 acara, hanya 20 peserta yang bisa unduh sertifikat? atau dalam 1 acara, apakah bisa lebih dari 1.000 peserta? Terimakasih sharing ilmunya
Ryan Descreate 2 September 2020 23.47 Hapus Komentar
gan boleh minta template sertifikat nya??? ke email riyan.destriawan@gmail.com
Webagus 3 September 2020 06.20 Hapus Komentar
Silakan donlot aja di artikel ini
Desain Template Sertifikat Kegiatan Format Corel Draw Gratis
Webagus 9 September 2020 14.56 Hapus Komentar
Dalam satu bulan hanya 20 sertifikat yang bisa digenerate dan dikirim otomatis. Jika 1 acara lebih dari 20 peserta, maka peserta yang ke 21 tidak mendapatkan kiriman otomatis sertifikatnya.
angga 11 September 2020 13.53 Hapus Komentar
apakah form publishernya harus berbayar? saya coba tp gagal..
Webagus 11 September 2020 16.57 Hapus Komentar
Tidak harus, tapi jika yang gratis dibatasi 20 sertifikat sebulan.
ulfa 19 September 2020 04.40 Hapus Komentar
Informasinya sangat membantu. Terima kasih banyak.
Mau nanya juga, kalau publishernya yang berbayar, apakah ada batasan kuota tertentu?
Terima kasih.
Webagus 22 September 2020 16.11 Hapus Komentar
Terimakasih sudah berkunjung. mengenai hal yang anda tanyakan, mungkin dapat dilihat di sini https://sites.google.com/site/scriptsexamples/available-web-apps/form-publisher/pricing
Holifurrahman 4 Oktober 2020 22.23 Hapus Komentar
Saya sudah mencoba mengikuti instruksi, tetapi mengapa hasil yang diterima sertifikatnya jadi hitam putih ya versi PDF nya. Bagaimana menjadikannya tetap berwarna? Terima kasih
Holifurrahman 4 Oktober 2020 22.25 Hapus Komentar
O ya, satu lagi: ukurannya tidak sama dengan A4 sesuai template yang saya buat. Jadinya ada bagian yang terpotong. Mohon saran mengatasinya. Terima kasih.
TORIQ MUKAROMAH 7 Oktober 2020 18.04 Hapus Komentar
Gan mau tanya, kalo nomor sertifikatnya gak dimulai dari 1 bisa gak ya? Misal dr 100

Berlangganan via Email